TIETOSUOJASELOSTE

Mikko Kivelä Oy:n asiakas- markkinointirekisteri
Mikko Kivelä Oy | Kaipionmäentie 9 E, 37570 Lempäälä | Y-tunnus: 2254951-2

Yhtiömme on sitoutunut kaikessa toiminnassaan suojelemaan ja huolehtimaan yksityisyydestä, henkilötietojen turvallisesta käsittelystä sekä yksilöiden oikeuksista. Koko yhtiön henkilökuntaa koskeva vaitiolovelvollisuus näkyy meillä myös muissa käytännön toimenpiteissä, joilla turvataan yksilöityjä henkilötietoja.

Turvallisuussyistä meillä voi olla toimipisteidemme alueella tai autoissamme tallentavia valvontakameroita, joiden tallenteita voidaan luovuttaa ainoastaan oikeudelliseen perusteeseen pohjautuen eikä näitä ole saatavilla tai nähtävillä ilman lain mukaisesta perustetta ja viranomaisen lupaa.

Yhtiöllä on tai on ollut käytössään oheiset markkinointinimet, jotka ovat asiakkaille tutummat:

Taksipalvelu Kivelä
Taksipalvelu (poistunut käytöstä 04/2019)
Mikko Kivelän Taksi

Rekisterin ylläpitäjän yhteyshenkilö:
Oona Karhu | oona.karhu@taksipalvelukivela.fi | 010 583 3968

Rekisteri pitää sisällään kaksi henkilötietoryhmää:

Henkilöasiakkaat
Yritysasiakkaat
Rekisterissä ylläpidetään vain tarkoituksenmukaisia tietoja kunkin henkilötietoryhmän osalta:
Henkilöasiakkaistamme:

Etu- ja sukunimi
Maksutunniste (henkilötunnus tai maksusitoumusnumero)
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Laskutusosoite tai muu yksilöity maksutieto
Nouto- ja määränpääosoitteet, jotka syntyvät palveluidemme käytöstä
Yritysasiakkaistamme:

Nimi ja y-tunnus
Laskutusosoite ja mahdollinen käyntiosoite
Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
Yhteyshenkilön yhteystiedot, kuten sähköposti ja puhelinnumero
Yhtiön sähköpostiosoite
Yhtiön puhelinnumero

Yhtiön asiakastiedot, kuten työntekijätiedot, maksutiedot- ja käytänteet sekä reitit, jotka pohjautuvat kiinteään hintaan
Nouto- ja määränpääosoitteet, jotka syntyvät palveluidemme käytöstä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet:

Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään lähtökohtaisesti henkilön itsensä antamaan suostumukseen pohjaten, pääsääntöisesti tiedot ovatkin asiakkaan itsensä suoraan antamia ja ovat edellytyksiä palveluiden toteuttamiselle. Tämän lisäksi henkilötietoja saadaan myös oheisissa tilanteissa:

Palautteet ja reklamaatiot:

Yhteydenottolomakkeen kautta

Puhelimitse tai sähköpostitse tapahtuvan yhteydenoton kautta, kuten tarjouspyynnön tai kuljetustilauksen yhteydessä

Facebook – tai Instagram -sivuiltamme emme kerää henkilötietoja omiin järjestelmiimme ja kaikki tieto näissä kanavissa noudattaa palveluntarjoajien tietosuoja-asetuksia sekä käytänteitä, ellei asiakkaamme erikseen pyydä tietojaan tallennettavan tai pyydä näiden kanavien kautta tarjouspyyntöä tai kuljetustilausta
Kolmannelta osapuolelta kuljetuksiin liittyvän välitysjärjestelmän kautta

Oikeudellisena perusteena henkilötietojen käsittelyssä ja keräämisessä ovat:
Rekisteröidyn suostumus (täytetty yhteydenottolomake, jossa ruksi ”Suostumus” -kohdassa, Facebook viestissä esitetty suora pyyntö tai tilaus)

Sopimus, sopimuksen (kuljetustilaus tai muu sopimus) täytäntöön panemiseksi
Oikeutettua etua käytetään vain tarkoin harkiten sekä henkilön etuihin nähden oikeassa suhteessa ja henkilön kohtuullisia odotuksia vastaten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietojen avulla tunnistetaan henkilö (asiakas) ja pidetään yllä asiakkuussuhdetta ja toteutetaan palvelut. Tietojen avulla toteutamme sopimusvelvoitteemme, kuten myynnin, tilauksen vastaanottamisen, palvelun ja erilaiset maksutavat.

Henkilötietojen avulla kehitämme toimintaamme, niin yksilö- kuin palvelukonseptitasolla ja tietoja voidaan käsitellä sekä analysoida yksilö tasolla henkilötieto kerrallaan, jolloin tietyn henkilön palvelua halutaan kehittää tai vaihtoehtoisesti palvelukonseptitasolla henkilötietoryhmää jaottelemalla, mutta ilman henkilötieto tunnisteita.

Markkinointitilaisuuksissa sekä tapahtumissa kerättävät asiakastiedot:
Kyseisissä tilaisuuksissa ja tapahtumissa kerättävät henkilötiedot käsitellään omana henkilötietoryhmänään. Näissä on yksilöity selkeästi tietojen käsittelyn tarkoitus tilaisuus – ja tapahtumakohtaisesti. Yksilöityjä tarkoituksia voivat olla esimerkiksi arvontaan tai kilpailuun osallistuminen ja tapahtumaan ilmoittautuminen.

Jokaiselle kyseiseen henkilötietoryhmään kuuluvalle tilaisuudelle on oma tietosuojaselosteensa, mutta pääperiaatteena on, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin maksimissaan kolme (3kk) arvonnan, kilpailun tai muun siihen rinnastettavan toimenpiteen jälkeen sekä tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja tallentaminen:

Koska käsittelemme henkilötietoja useilla eri tavoilla sekä tilanteissa, olemme kiinnittäneet erityistä huomiota niistä jokaiseen käymällä omat prosessimme tarkoin läpi.

Järjestelmiimme pääsy tapahtuu aina henkilökohtaisella, yksilöidyllä tunnisteella sekä salasanalla ja pystymme todentamaan tapahtumat tapahtumalokeistamme. Paperiset tietokannat ovat säilytettyinä lukitussa tilassa, jonne pääsy on tarkoin rajattua. Palvelimilla olevat tietomme on jaoteltu käyttäjäryhmittäin ja näin tietoihin pääsyä on rajattu. Käytössämme on asianmukaisesti palomuuri ja tekniset suojaukset.

Yhtiöllämme on käytössään oheiset palveluntarjoajat, joissa henkilötietojasi voidaan käsitellä sekä tallentaa:

Trello

Ohjelmiston omistaa yhdysvaltalainen Atlassian, mutta käyttäjäkunta on hyvin kansainvälinen ja yleisesti myös Euroopan alueella käytetty. He ovat sitoutuneet vahvasti myös Privacy Shield -järjestelyihin pitääkseen käyttäjäkuntansa yhtä laajana kuin ennen GDPR -asetuksen voimaantuloa.

Lue lisää halutessasi Trellon tietosuojalausekkeesta: https://trello.com/privacy

Microsoft Office 365 -ohjelmisto

Tänne tallentamamme tiedot tallentuvat pääsääntöisesti Euroopan alueelle ja Microsoft on laadukkaana toimijana sitoutunut noudattamaan Privacy Shield – järjestelyiden periaatteita, niitä tilanteita varten, jos tietoja täytyy tallentaa tai varmuuskopioida palvelintilan kuormittuessa EU – alueen ulkopuolelle.

Lue lisää halutessasi Microsoftin tietosuojalausekkeesta: https://privacy.microsoft.com/fi-FI/privacystatement

Netvisor

On Visma Solutions Oy:n tarjoama ohjelmisto laskutuksen, kirjanpitoon sekä palkanlaskentaan. He ovat solmineet alihankkijoiden sekä yhteistyötahojen, kuten pankkien kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, jossa on tarkoin määritelty tietosuojalainsäädännän toteutumisen edellytykset, toimenpiteet, vastuut ja velvoitteet.

Lue lisää Visma Solutions Oy:n tietosuojasta: https://vismasolutions.com/tietosuoja/

Google Kalenteri:

Olemme jakaneet henkilötietojen käsittelyä myös Googlen tarjoamille ohjelmistopalveluille ja tähän liittyen käytämme Google kalenteria työssämme. Googlen tietosuojaan liittyen tiedot, joita palvelumme käyttö korreloi liittyy meidän toimintaamme sekä käyttäytymiseen, ei kalenterimerkintöjen tietoihin. Google on sitoutunut vahvoihin suojausominaisuuksiin sekä tietoturvauhkien ennakoimiseen.

Lue lisää Googlen tietosuojasta: https://policies.goole.com/privacy

Google Analytics

Käytämme internet -sivuillamme evästeitä, joiden avulla keräämme tietoja siitä, miten viihdyit sivustollamme, kauanko vierailusi kesti ja mitkä sivuistamme sinua erityisesti kiinnosti. Näiden yhteydessä ei tallennu tunnistettavia tietoja sinusta. Tiedot koostuvat pääsääntöisesti oheisista yksityiskohdista: ikä, sukupuoli, oletko vieraillut sivuilla aiemmin, millä laitteella ja selaimella vierailit, minkä palvelun kautta saavuit sivuillemme ja millä sivuillamme kävit. Näiden tietojen perusteella, emme pysty tunnistamaan sinua, mutta ne auttavat meitä kehittymään ja kehittämään palveluitamme sinulle.

Huomioithan, että siirtyessäsi sivustoltamme toiselle internet-sivustolle, kuten esimerkiksi yhteistyökumppanimme sivuille, heidän tietosuoja- käytäntönsä voivat poiketa meistä.

Henkilötietojen luovutus:

Luovutamme henkilötietoja vain ja ainoastaan kahdessa tapauksessa:

Kun se on suoritetun palvelun maksatuksen perusteella tarpeen, kuten esimerkiksi välitysjärjestelmän kautta tullut kuljetustilaus, joka laskutetaan Kelan maksupalvelusta. Tällöin me olemme henkilötietojen käsittelijöitä ja samalla ylläpitäjiä, sillä tieto kirjataan myös kirjanpitoomme.
Kun viranomaistaho pyytää lailliseen perusteeseen liittyen tietojen luovutusta.

Henkilötietojen säilytys:

Emme turhaan säilytä tietoa, joka on mennyttä, ellei siihen ole meillä laillista velvoitetta. Henkilötietoja säilytämme vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Käymme säännöllisesti läpi niin paperisia- kuin konemuotoon tallennettuja tietojamme ja tuhoamme tarpeettomat tiedot.

Päättäessämme mikä tieto on aiheellista tuhota, arvioimme sekä huomioimme oheiset asiat:

Onko tieto tarpeen vielä säilyttää osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi
Kirjanpitoon liittyvä aineisto oltava saatavilla kirjanpitolain mukaisesti vielä kuusi tai 10 kymmenen vuotta kirjauksen jälkeen
Maksu- ja kuittitiedot oltava saatavilla vielä viisi vuotta kyseisen tapahtuman kalenterivuoden päättymisestä asiakkaan reklamointioikeuteen liittyen
Onko tiedolla oleellista merkitystä toimintamme kehityksessä tapahtumasta 12 kuukauden aikavälillä

Sinulla on aina oikeus

Kysyä olemmeko tallentaneet henkilötietoja sinusta
Kysyä meiltä mitä henkilötietoja olemme mahdollisesti sinusta tallentaneet
Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
Oikaista henkilötietojasi, joita pidämme yllä
Pyytää poistamaan henkilötietosi rekisteristämme, huomioithan ystävällisesti, että joissakin tapauksissa meillä voi olla laillinen säilytysperiaate tai velvoite
Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
Siirtää tallentamamme tiedot toiseen järjestelmään meiltä saamasi koneellisesti luettavissa ja jäsennellyssä muodossa olevana
Saada viipymättä tieto, jos meillä on havaittu tietomurto ja se koskee sinun henkilötietojasi
Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet, että emme ole noudattaneet voimassaolevaa tietosuoja- lainsäädäntöä
Käymällä paikan päällä: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6krs. 00520 Helsinki
Postitse: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00520 Helsinki
Sähköpostitse: tietosuoja@om.fi

Suosittelemme lämpimästi tutustumaan tarkemmin Tietosuojaan ja luontevammin se onnistuu osoitteessa: https://tietosuoja.fi

Käyttäessäsi oikeuksia, pyydämme huomioimaan, että parhaiten oikeutesi toteutuminen onnistuu, kun olet meihin yhteydessä ja sovimme tapaamisen toimipisteellemme. Haluamme varmistaa henkilöllisyyden ajokortista, passista tai virallisesta henkilökortista, jotta tiedämme luovuttavamme tietoja oikealla henkilölle.

Jos käynti meillä on haasteellinen, käytämme muita tunnistamisen keinoja, jotka koostuvat useasta eri vaiheesta. Pyydämme kärsivällisyyttäsi, pidämme aidosti huolta käsittelemistämme henkilötiedoista, sinun eduksesi.